יזום החוגים מבוצע ע"י קליטת מתנדבים, בחינת תחומי העיסוק שלהם ובניית מערכי חוגים וסדנאות הרלבנטיים עבור קהילת מנדלת הלב. לאחר פריסת מערכת החוגים מתבצע פרסום לכלל הקהילה והם יכולים לבקש רישום ל 3 חוגים בו זמנית. רישום מתבצע ע"י הצוות ושליחת זימון במייל למשתתפים. סדנא תתוכנן לפי מועדים בהם יש מקום פנוי מתאימים למנחה. יפורסם לקהילה ויבוצע רישום. ההשתתפות בחוגים הינה ללא עלות.